Таблицы

Основные правила построения таблиц

Статистические таблицы как средство наглядного и компактного представления цифровой информации должны быть правильно оформлены. Основные приемы, определяющие технику формирования статистических таблиц, следующие:

1. Таблица должна быть компактной и содержать только те исходные данные, которые непосредственно отражают исследуемое явление в статике и динамике и необходимы для познания его сущности. Следует избегать ненужной, второстепенной, бессодержательной по отношению к данному объекту исследования информации. Цифровой материал необходимо излагать таким образом, чтобы при анализе таблицы сущность явления раскрывалась чтением строк слева направо и сверху вниз.

2. Заголовок таблицы и названия граф и строк должны быть четкими, краткими, лаконичными, представлять собой законченное целое, органично вписывающееся в содержание текста. Необходимо избегать большого количества точек и запятых в названиях таблицы и граф – это затрудняет чтение таблицы. Если название таблицы состоит из двух и более предложений, точка ставится для отделения предложений друг от друга, но не после последнего. В заголовках граф допускаются точки только при необходимых сокращениях. В заголовке таблицы должны найти отражение объект, знак, время и место совершения события. Но при этом следует помнить, что чем более краток и лаконичен текст заголовка таблицы, тем она яснее и доходчивее для чтения и анализа, естественно, если это осуществляется не в ущерб ее точности и познавательности. Заголовки таблицы, граф и строк пишутся полностью без сокращений.

3. Информация, располагаемая в столбцах (графах) таблицы завершается итоговой строкой. Существуют различные способы соединения слагаемых граф с их итогом:

·  строка «Итого» или «Всего» завершает статистическую таблицу;

·  итоговая строка располагается первой строкой таблицы и соединяется с совокупностью ее слагаемых словами «В том числе».

В групповых и комбинационных таблицах всегда необходимо давать итоговые графы и строки.

4. Для того чтобы было легче читать и анализировать большие (по количеству приведенных строк) таблицы целесообразно оставлять двойной промежуток после каждых пяти (и далее кратных пяти) строк.

5. Если названия отдельных граф повторяются, содержат повторяющиеся термины или несут единую смысловую нагрузку, то им необходимо присвоить общий объединяющий заголовок. Данный прием используется и для подлежащего, и для сказуемого таблиц.

6. Графы (столбцы) и строки полезно нумеровать. Графы, заполненные названием строк, принято обозначать заглавными буквами алфавита (А, В и т.д.), а все последующие графы номерами в порядке возрастания.

7. Взаимосвязанные и взаимозависимые данные, характеризующие одну из сторон анализируемого явления (например, число библиотек вообще и удельный вес публичных, абсолютный прирост и темп роста библиотечного фонда и т.д.), целесообразно располагать в соседних друг с другом графах.

8. Графы и строки должны содержать единицы измерения, соответствующие поставленным в подлежащем и сказуемом показателям. При этом используются общепринятые сокращения единиц измерения (экз., док., назв. и т.д.).

9. Лучше всего располагать в таблицах сопоставляемую в ходе анализа цифровую информацию в одной и той же графе, одну под другой, что значительно облегчает процесс их сравнения. Поэтому в групповых таблицах, например, группы по изучаемому признаку более грамотно располагать в порядке убывания или возрастания его значений при сохранении логической связи между подлежащим и сказуемым таблицы.

10. Для удобства работы числа в таблицах следует представлять в середине граф, одно под другим: единицы под единицами, запятая под запятой, четко соблюдая при этом разрядность.

11. По возможности числа целесообразно округлять. Округление чисел в пределах одной и той же графы или строки следует проводить с одинаковой степенью точности (до целого знака или до десятой и т.д.). Если все числа одной и той же графы или строки даны с одним десятичным знаком, а одно из чисел имеет два или более знака после запятой, то числа с одним знаком следует дополнять нулем, тем самым подчеркивая их одинаковую точность.

12. Отсутствие данных об анализируемом объекте может быть обусловлено различными причинами, что по-разному отмечается в таблице:

Если данная позиция (на пересечении соответствующих графы и строки) вообще не подлежит заполнению, то ставится «Х».

Когда по какой-либо причине отсутствуют сведения, то ставится многоточие «…» или «Нет свед.», или «Н. св.»

При отсутствии данных клетка заполняется «–» или остается пустой.

13. Для отображения очень малых чисел используют обозначения 0,0 или 0,00, предполагающие возможность наличия числа.

14. В случае необходимости дополнительной информации к таблице могут даваться примечания.

Соблюдение приведенных правил построения и оформления статистических таблиц делает их основным средством представления, обработки и обобщения информации о состоянии и развитии анализируемых явлений.

 

НУМЕРАЦИЯ ТАБЛИЦ — присвоение порядкового номера каждой таблице издания, за исключением единственной таблицы в нем для удобства ссылок на них в осн. тексте, т.к. по условиям верстки не всегда можно разместить таблицу непосредственно за текстом, где на нее ссылаются, и к тому же ссылать­ся приходится и в ходе дальнейшего изложения.

Виды Н.т. – сквозная по моноизданию, сквозная постатейная (по произведениям сборника), индексационная, нераздельная (по главам, разделам, частям). Номер таблицы ставят либо в нумерационном заго­ловке ее, либо перед ее тематиче­ским заголовком.

Нумерация таблицы, название и основной текст таблицы оформляется на 2 пт меньше основного кегля.

Порядковый номер таблицы делается курсивом справа, название табл. Полужирным посередине с небольшими отступами от тала таблицы и нумерацией. Если таблица большая и занимает несколько страниц, то под шапкой табл. нумеруют колонки, выделяя их курсивом. На след странице верхнем правом углу пишут продолжение табл., далее следует сама табл с нумерованными столбцами.

 

ПРИМЕЧАНИЯ ПОД ТАБЛИЦЕЙ

Примечания используют в случае, если информация логически не вписывается в структуру таблицы и труднодоступна в основном тексте. Предпочтительнее всего использовать в таблице в качестве индекса те же символы, что и для сносок в основном тексте.

Индексы, отсылающие читателя к табличным примечаниям, начинают устанавливать с названия таблицы, содержание которого может быть расширено в примечании, относящемся ко всем табличным данным. Затем индексы располагают слева направо в головках столбцов, начиная с головки боковика. Если в таблице есть разного уровня блоки головок столбцов и головки, не входящие в блоки, то индексы размещают в следующем порядке: головка боковика, блок столбцов первого уровня, блоки столбцов второго уровня, головки столбцов, не входящих в блоки. После этого помещают индексы в рубрику боковика (начиная с первой) и соответствующую им строку таблицы, а далее, следуя тому же принципу, во все остальные рубрики и строки, где это необходимо.

Сами примечания располагают в соответствии с характером и числом применяемых в качестве индексов символов под нижней разделительной линейкой таблицы. Индексы, отделенные от текста примечания отступом, выравнивают по левому краю таблицы. Отступ должен быть одинаковым во всех содержательных строках примечания, чтобы они были выровнены по своей первой букве.

Если в примечаниях к таблице необходимо указать источник информации, это примечание обычно ставят на первое место. Формат такого примечания определяется стилем оформления списка, используемый в документе литературы и требованиями к его содержанию.

Если таблица содержит данные из двух-трех источников, то указания на них могут содержаться в одном примечании. Если источников больше, каждый из них обычно расшифровывают в отдельном примечании, куда читателя отсылает индекс из головки столбца или рубрики боковика. Иногда такие примечания необходимы.

Если таблица воспроизведена из опубликованного источника, недостаточно включить в примечание обычную ссылку из него. Необходимо получить у владельца авторских прав разрешение на воспроизведение таблицы и указать в примечании, что таблица заимствована из [название источника] с разрешения [обладателя авторских прав].

Примечание оформляется после таблицы меньшим кеглем чем основной текст табл. слово «примечание» выделяют курсивом, пишут с красной строки.

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Таблица ≈ перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

ТАБЛИЦЫ — НАИБОЛЕЕ СЛОЖНЫЙ ДЛЯ РЕДАКТИРОВАНИЯ ЭЛЕМЕНТ РУКОПИСИ

Следует соблюдать следующие принципы:

Таблица должна быть настолько полной, чтобы ее можно было понять без постоянных отсылок к основному тексту, однако она должна содержать только необходимые данные.

Таблица должна быть по возможности простой.

Вертикальные и горизонтальные графы таблицы (столбцы и строки) должны быть расположены в определенной логической последовательности.

Единицы измерения, символы и данные в таблице должны совпадать с этими элементами в тексте.

Таблицы, содержащие сходные типы информации, следует форматировать аналогичным образом.

Одни и те же данные нельзя представлять и в таблицах, и на рисунках.

Если таблица оформлена неудовлетворительно, иногда проще построить ее заново, чем пытаться исправить уже созданную таблицу.

На каждую таблицу в тексте статьи должна быть ссылка. Если таблица в статье единственная, то пишут: (см. таблицу) и номер не ставят, если в статье более одной таблицы, то в ссылке приводят сокращение: (табл. Х). При повторной ссылке на одну и ту же таблицу пишут: (см. табл. Х).

НОМЕР И НАЗВАНИЕ

Каждая таблица журнальной статьи должна иметь уникальный номер и название. Таблицы нумеруют арабскими цифрами и располагают в порядке первого упоминания в тексте.

Слово Таблица и ее номер отделяют от названия точкой и пробелом. В конце названия таблицы точку не ставят, если только следующий за названием пояснительный текст не входит в блок полного названия таблицы. Если таблица без номера (единственная в статье), то пишут: Таблица. Название таблицы

Слово Таблица, и ее номер курсивят, название набирают полужирным шрифтом. Последнюю строку названия таблицы отбивают от ее первой линейки примерно на 6 мм.

 

ГОЛОВКИ СТОЛБЦОВ

Головки столбцов определяют их содержание; каждый столбец таблицы, в том числе и боковик, должен быть снабжен головкой.

Головка состоит из слова или короткого предложения, описывающего содержание столбца. При необходимости в нее помещают принятые единицы измерения через запятую после слова или предложения, описывающего содержание столбца.

Поскольку ширина страницы (полосы) ограничена, в головках столбцов следует широко использовать аббревиатуры и символы. В то же время следует иметь в виду, что сокращения слов (например, забол., б-ные, дн., средн., продолжит., положит. и т.п.) недопустимы; в данном случае слова пишутся целиком. Все аббревиатуры и символы, которые использованы в таблицах, должны быть расшифрованы в примечаниях к ней. Если такие аббревиатуры встречаются в таблицах, расположенных на одной и той же полосе или на развороте, их достаточно расшифровать только в первой из таблиц.

Для экономии места на полосе общие элементы расположенных рядом столбцов можно объединить в блок; при этом элементы головки, общие для каждого из столбцов, становятся головкой блока.

Если используется блок, то каждый входящий в него столбец должен иметь собственную головку (подзаголовок).

Единицы измерения располагают в головке столбцов, если они относятся только к одному них. Если единицы измерения ≈ элемент, общий для двух столбцов или более, их следует вынести в головку блока. При этом единицы указывают через запятую после названия головки (подзаголовка).

Следует стремиться использовать не более двух уровней подзаголовков.

Если блок объединяет данные, помещенные во всех столбцах таблицы, в нем нет необходимости; его роль переходит к названию таблицы.

В блок никогда не входит столбец боковика.

 

2.4.1. Выравнивание содержимого столбцов

Содержимое всех столбцов таблицы, включая головки столбцов, должно быть выровнено однообразно: либо по левому краю, либо по правому краю, либо центру столбца. В таблицах, занимающих более одной полосы, целесообразно выделять все столбцы, расположенные между первой и второй линейками, и автоматически переносить их в начало каждой следующей полосы.

Строки текста в полях располагают не по нижней, а по верхней линии.

 

Числовые данные

Если столбец содержит только числовые данные, их выравнивают по десятичному символу (запятой). Если все числа столбца содержат не больше 4 цифр (число 9999 или менее), разряды пробелами не разделяют. Если же хотя бы одно число превышает 10 000, все четырехзначные числа в этом столбце также должны быть разбиты пробелом на разряды. Когда отдельные числовые данные в столбце выражены в отличных от остальных единицах измерения (что иногда неизбежно), все данные выравнивают по левому или правому краю столбца. Если все числовые данные столбца содержат общий элемент (например, символ ╠), выравнивают по этому элементу. Основное внимание следует уделить тому, чтобы формат представления данных не ввел читателя в заблуждение.

В столбцах с однородными данными числа в колонке ставят таким образом, чтобы единицы располагались под единицами, десятки под десятками, сотни под сотнями и т.д.

Числа, подлежащие суммированию, предпочтительнее представлять в столбцах, а не в строках. Если в рубрике ⌠Всего■ или ⌠Итого■ столбца или строки приведена неточная сумма содержащихся в них данных, причину следует объяснить в примечаниях к таблице (например, ⌠Приведенная сумма не совпадает с истинной из-за того, что значительная часть исследуемых выбыла из клинического испытания до его завершения■).

 

Текстовые данные

В таблицах, содержащих только текст, между головками строк в боковике практически всегда нужна пустая строка. Прописные буквы употребляются в соответствии с правилами орфографии и пунктуации. Данные, представленные сложноподчиненными или сложносочиненными предложениями ≈ малоэффективная форма сжатого и четкого представления информации.

 

Пустые поля

Таблица может содержать пустые поля, т.е. поля, для заполнения которых у автора нет данных. Если логично ожидать, что в ячейке должны содержаться данные, но автор ими не располагает, в поле ставят прочерк (≈), чтобы показать, что данные не помещены в ячейку преднамеренно.

 

ОБОЗНАЧЕНИЕ ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ

Если значения всех представленных в таблице данных выражены в одной и той же единице измерения, эту единицу указывают через запятую после названия таблицы. Если же в любом полном столбце или полной горизонтальной графе числовые данные представлены в отличных от других единицах, то единицу измерения следует указать в головке столбца или строки через запятую. Иногда таблица содержит лишь отдельные разбросанные данные (обычно их меньше 10%), выраженные в иных, чем остальные, единицах измерения. В подобных случаях основную единицу измерения определяют в названии таблицы, а отличающиеся от нее единицы оформляют в виде примечаний к полям таблицы. Однако, если таблица состоит почти целиком из таких ⌠исключений, многочисленные примечания делают бессмысленным указание на общую единицу измерения в названии таблицы; кроме того, длинный список примечаний придает таблице непривлекательный вид.

Обычно в головку столбца помещают простую единицу измерения, применимую ко всем находящимся в этом столбце данным. Если числовые значения данных слишком велики или малы, то применяют такой способ, как введение поправочного множителя, чтобы представить данные в приемлемых единицах СИ, ≈ в виде префикса к основным единицам: милли- (м), микро- (мк), кило- (к) и т. д. Этот способ предпочтителен даже в тех случаях, когда данный префикс к величинам, представляющим десятичный порядок числа, обычно не применяется (например, 0,008 км), если удается представить все данные столбца или строки в одной и той же единице измерения.

Если информация в столбце выражена не в единицах СИ (например, число клеток в культуре или число событий в единицу времени), то очень малые и очень большие величины выражают с помощью множителя в головке столбца. Подобные множители могут вызвать у читателя сомнения или ощущение неопределенности и поэтому их нужно правильно использовать. Множитель размещают в головке столбца перед названием единицы измерения в форме 10n название единицы (103 клеток). Например, если в поле стоит число 0,000154 парсека, то его можно представить следующим образом: в головке столбца пишут 10√5 парсек, а в поле 15,4.

Формулировку клетки х 103 использовать не следует, так как читатель никогда не может быть уверен, обозначает ли она, что автор умножил все данные на 103, или читатель должен сам произвести умножение, чтобы получить правильный результат. Хотя осведомленный в проблеме читатель иногда может сам определить, правильны ли данные, это не должно служить оправданием принципиально неоднозначных определений. Если таблица содержит только ненаучную информацию, например цифры бюджета, можно использовать традиционную форму $ (миллионы).

Если диапазон чисел в столбце чрезвычайно широк, то может возникнуть необходимость помещать их в полях таблицы в полной научной записи (например, 1,596 х 10√4). Поскольку при таком оформлении таблицы возникают проблемы с печатной площадью, следует приложить все усилия, чтобы избежать подобного оформления, переформатировав таблицу или отобрав только те данные, которые должны быть обязательно представлены.

 

ОТБИВКА ОТ ТЕКСТА И ИНТЕРЛИНЬЯЖ

В черновом варианте текстового файла таблицы отбивают сверху и снизу от основного текста двумя пустыми строками (т.е. дважды нажимая клавишу [Enter]). В окончательном варианте для отбивки используют одну пустую строку, чтобы обеспечить более компактный формат издания. В печатных материалах отсутствует необходимость в стандартной отбивке таблицы двумя пустыми строками, за исключением случаев, когда в чисто текстовых таблицах рубрики отделяют друг от друга пустой строкой для того, чтобы помочь читателю различить отдельные элементы текстовых данных.

В больших таблицах числовых данных, особенно при тесном расположении столбцов, для облегчения визуального восприятия данных может оказаться полезным отбивать строки пустыми строками. Обычно пустую строку вставляют между пятью заполненными, но в отдельных случаях разбивку делают между тремя ≈ шестью строками. В полноформатных таблицах и таблицах, переходящих на следующие полосы, можно, кроме того, слегка затенить строки через одну. Это служит визуальным маркером, не влияющим на вертикальный размер таблицы (но, как правило, этого делать не следует).

Раньше таблицы форматировали с помощью горизонтальных линеек между строками и вертикальных линеек между столбцами, однако большие затраты труда на установку вертикальных линеек, традиционно употреблявшихся при ручном наборе, привели к тому, что в дальнейшем от них отказались. Несмотря на то, что возможности современных текстовых процессоров и редакционных систем позволяют без особого труда устанавливать в таблице любые линейки, применять больше трех горизонтальных линеек, как правило, нет необходимости.

Продуманные интервалы между столбцами позволяют легко читать таблицу и делают ее для зрительного восприятия более простой, чем таблицу с вертикальными линейками. Интервал между столбцами, равный 5 мм, обеспечивает их разделение, достаточное для зрительного восприятия, но для облегчения чтения таблицы предпочтителен 6-миллиметровый интервал. Величину этих интервалов определяют исходя из ширины столбца или поля, содержащего самую длинную строку текста или ряд чисел и символов по сравнению с остальными столбцами. Поэтому нередко в таблицах интервал между столбцами во многих строках значительно больше минимального. Особенно важно следить, чтобы интервалы между столбцами были минимальными в случае, если головки столбцов короткие, а элементы поле данных расположены по горизонтали близко друг к другу.

ВЫРАВНИВАНИЕ

Головки столбцов и блоков столбцов должны быть выровнены по их левому или правому краю, или по центру. Линейки под головками блоков столбцов должны начинаться от начала первого столбца блока и заканчиваться в конце последнего столбца.

Если название головки строки занимает больше одной строки текста, эту рубрику набирают со втяжкой, начинающейся со второй строчки. Головки, занимающие одну строчку, набирают без отступа и втяжки, так же, как и головку боковика. Иногда обстоятельства (например, набор чисто текстовых таблиц, в которых каждое поле данных содержит несколько строчек) или эстетические соображения требуют, чтобы между строками, несущими информацию, были вставлены пустые строки. В подобных случаях длинные головки строк набирают без втяжки, как и однострочные головки, и головку боковика.

Если нужно набрать головку боковика с абзацным отступом, он должен быть достаточно большим, чтобы читатель мог легко его различить. Отступ должен иметь ширину не менее 0,5 см. Иногда в сложных таблицах для облегчения зрительного восприятия в поле данных помещают промежуточные головки над боковиком и всем полем данных. Такая структура таблицы значительно увеличивает площадь поля данных. В большинстве случаев таблицы проще сделать удобочитаемыми, переместив такие промежуточные головки в боковик, выровняв их по левому краю таблицы как головки строк первого уровня. При этом уровень головок строк, которые уже содержались в боковике, понижаются на одну ступень, т.е. бывшие рубрики первого уровня набирают с отступом.

 

ПОЗИЦИОНИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ

Таблицы располагают в документе по возможности ближе к первому упоминанию о них в тексте. Стандартное расположение таблицы ≈ в начале или конце полосы текста (страницы). Однако предпочтительно помещать таблицы в начале полосы; в этом случае расположенный после таблицы текст служит зрительным ориентиром конца полосы.

Название таблицы следует отбивать от предшествующего текста интервалом примерно 1 см; такую же отбивку делают между последней строкой примечания к таблице и первой строкой следующего за ней текста. Таблицы чаще всего выравнивают горизонтально по центру расстояния между полями полосы на доступном пространстве. В многоколоночном наборе таблицу выравнивают по центру между границами колонок. Горизонтальные линии такой таблицы не должны достигать границ колонок, если таблица по ширине не заполняет колонку полностью, в противном случае создается впечатление, что таблица плавает.

Расположение таблицы чаще лимитируется ее шириной, чем высотой. Таблицы, которые из-за большой ширины не помещаются на стандартной полосе, часто удается расположить лежа на полосе (т.е. при пейзажной ориентации); полосу следует повернуть на 90 против часовой стрелки, при этом название таблицы будет начинаться в верхнем левом углу полосы. Однако необходимость повернуть документ, чтобы прочитать таблицу, требует использовать эту возможность только как резервную.

Если широкую таблицу размещают на двух полосах разворота, обычно возникают трудности с ее выравниванием, однако подобные таблицы можно успешно использовать. Названия головок строк в боковике следует повторить на нечетной полосе. Ведущего к переходу таблицы на следующие полосы дальнейшего ее расширения следует избегать, так как оно крайне затрудняет восприятие данных. Размер таблицы гораздо проще увеличивать по вертикали; в этом случае часть таблицы переходит на следующую полосу или полосы. При этом на каждой новой полосе повторяют номер таблицы (но не ее название), сопровождая его надписью (Продолжение табл. Х), а также головки столбцов, которые автоматически переносятся в начало каждой следующей полосы.

Некоторые проблемы подгонки широких таблиц к формату вертикальной полосы можно решить, перенеся головки столбцов в головки строк боковика (хотя такое изменение приведет к нарушению основного правила: помещать в боковике независимые переменные, а в головках столбцов ≈ зависимые).

 

Например:

 


 

Таблица 1.1

Этапы экономической реформы в современной России

Хронологические рамки

Содержание этапа

1989-1991 

 

Развитие рыночных отношений в рамках трансформации централизованной плановой экономики
1992-1997 

 

«Шоковая терапия» – одномоментная либерализация цен, жесткая кредитно-денежная политика и массовая приватизация государственной собственности
1998 – … 

 

Выработка концепции долгосрочной стратегии и экономического реформирования. Ориентация на постепенное, поэтапное движение к российскому варианту общества постиндустриального типа